Den Arbeitstag mit konzentrierten Phasen und Pausen planen

Das Problem verstehen

Ein typischer Morgen beginnt mit dem Postfach. Eine Nachricht verlangt eine schnelle Antwort, die nächste einen Rückruf, dazwischen steht eine Kollegin am Schreibtisch. Gegen Mittag ist der Tag schon halb vorbei, und am Nachmittag sind die Termine verteilt. Für die Pause bleibt kein Platz mehr.

Stellen Sie sich eine Sachbearbeiterin vor. Sie beantwortet bis 11 Uhr Nachrichten, springt zwischen drei Projekten hin und her und isst erst um 15 Uhr etwas, am Schreibtisch, mit einer Hand an der Maus. Am Abend hat sie viel getan, aber die Aufgabe, die ihr wirklich wichtig war, ist liegen geblieben.

Das kostet Kraft, aus zwei Gründen. Erstens verlangt jeder Wechsel zwischen Aufgaben, dass Sie sich neu hineindenken. Das erzeugt Reibung, die man selten bewusst bemerkt, die sich aber über den Tag summieren kann. Zweitens fehlt ohne Pausen die Phase, in der Sie sich wieder sammeln können. Die Erschöpfung am Abend ist dann kein Zeichen von Schwäche, sondern eine naheliegende Folge dieses Tagesverlaufs.

Auch das Gefühl, keine Zeit für das Wichtige gehabt zu haben, entsteht oft nicht aus mangelnder Disziplin. Häufig fehlt schlicht die Vorplanung: Wer den Tag nicht gestaltet, wird von dem gestaltet, was zuerst eintrifft.

Hintergrund

Aufmerksamkeit ist begrenzt

Aufmerksamkeit lässt sich nur für begrenzte Zeit auf eine Aufgabe richten. Außerdem kostet ein Wechsel zwischen Aufgaben Zeit: Unmittelbar danach reagiert man langsamer und macht eher Fehler (Monsell, 2003). Je häufiger Sie umschalten, desto mehr von Ihrer Konzentration geht in das Umschalten selbst und nicht in die Arbeit.

Unterbrechungen und Wiedereinstieg

Eine Nachricht zu lesen dauert vielleicht eine halbe Minute. In Beratung und Coaching berichten viele, dass der Wiedereinstieg in die unterbrochene Aufgabe länger dauert als die Unterbrechung selbst. Sie müssen sich erinnern, wo Sie standen, und den Gedankengang wieder aufnehmen. Das erklärt, warum ein Vormittag mit vielen kleinen Störungen so zäh wirken kann.

Erholung im Verlauf des Tages

Kurze Pausen während des Arbeitstags gehen laut einer Metaanalyse mit etwas mehr Frische und weniger Müdigkeit einher (Albulescu et al., 2022). Für die Arbeitsleistung fiel der Effekt insgesamt klein und statistisch nicht gesichert aus und zeigte sich vor allem bei weniger anspruchsvollen Aufgaben. Es gibt also keine feste Formel, wohl aber gute Gründe, Pausen nicht dem Zufall zu überlassen.

Warum feste Zeitfenster entlasten

Feste Zeitfenster nehmen Entscheidungen vorweg. Ohne Plan müssen Sie bei jeder Aufgabe neu abwägen, ob jetzt Zeit dafür ist. Mit Plan steht die Antwort schon fest, und diese Abwägung entfällt. Das spart Aufmerksamkeit für die Arbeit selbst.

Vertiefte Konzentration braucht Bedingungen

Das Erleben, ganz in einer Tätigkeit aufzugehen, wird in der Psychologie als Flow bezeichnet. Es tritt eher auf, wenn die Ziele klar sind, Sie zeitnah Rückmeldung zum Fortschritt erhalten und die Herausforderung zu den eigenen Fähigkeiten passt (Nakamura & Csikszentmihalyi, 2002). Ein geplanter Block garantiert dieses Erleben nicht, schafft aber eine Voraussetzung dafür: Zeit, in der Sie nicht ständig zwischen Aufgaben wechseln.

Schritt für Schritt

1. Die wichtigste Aufgabe festlegen

Legen Sie am Vortag oder am Morgen vor dem Blick ins Postfach fest, welche eine Aufgabe heute den größten Unterschied macht. Wenn viele Dinge gleichzeitig drängen, kann Ihnen der Beitrag Prioritäten setzen bei vielen Aufgaben bei der Auswahl helfen.

2. Konzentrationsblock eintragen

Tragen Sie für diese Aufgabe einen Block in den Kalender ein, möglichst früh am Tag und zu einer Zeit, in der Sie meist gut arbeiten können. Wählen Sie eine Dauer, die Sie realistisch durchhalten, etwa 60 bis 90 Minuten, und passen Sie sie nach Ihrer Erfahrung an.

3. Pausen fest einplanen

Tragen Sie Pausen wie Termine ein: eine nach dem Konzentrationsblock, eine echte Mittagspause und bei Bedarf eine am Nachmittag. Legen Sie auch fest, was Sie in der Pause tun, zum Beispiel kurz an die Luft gehen, etwas trinken oder essen. Das Postfach gehört nicht dazu.

4. Unterbrechungen sammeln

Halten Sie während des Blocks einen Zettel oder eine Notizdatei bereit. Fällt Ihnen etwas ein oder trifft eine Bitte ein, notieren Sie es in einem Stichwort und arbeiten weiter. Nach dem Block gehen Sie die Liste durch. Weitere Ideen finden Sie in Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren.

5. Tagesende auswerten

Nehmen Sie sich am Ende des Tages fünf Minuten. Fragen Sie sich: Was lief wie geplant, was wurde verdrängt, und was ändere ich morgen? Tragen Sie die Antwort direkt in den nächsten Plan ein.

Kernpunkte

• Planen Sie den Tag, bevor er Sie plant.
• Die wichtigste Aufgabe gehört in den ersten konzentrierten Block.
• Pausen sind Termine, keine Restzeit.
• Notieren Sie Ablenkungen, statt ihnen sofort zu folgen.
• Ein kurzer Blick am Tagesende zeigt, was beim nächsten Mal anders laufen sollte.

Häufige Fragen

Wie viele Pausen am Tag sind sinnvoll?

Eine allgemein gültige Zahl gibt es nicht, denn der Bedarf hängt von Tätigkeit, Tagesform und Arbeitsumfeld ab. Als Ausgangspunkt eignen sich eine kurze Pause nach jedem Konzentrationsblock und eine Mittagspause. Beobachten Sie über ein bis zwei Wochen, wann Ihre Konzentration nachlässt, und passen Sie die Zeitpunkte daran an.

Was tue ich, wenn ein geplanter Block durch einen Termin verdrängt wird?

Suchen Sie noch am selben Tag einen Ersatztermin für den Block und tragen Sie ihn ein, statt ihn nur gedanklich zu verschieben. Ist das nicht möglich, verkleinern Sie den Block lieber, als ihn zu streichen. Auch 30 Minuten an der wichtigsten Aufgabe können sinnvoll sein.

Lohnt sich eine feste Methode wie Zeitblöcke mit Timer oder reicht ein Plan auf Papier?

Beides kann funktionieren. Ein Timer hilft vor allem, wenn Sie dazu neigen, Pausen zu überspringen oder den Block zu früh abzubrechen. Ein Plan auf Papier genügt, wenn Sie ihn verlässlich im Blick behalten. Probieren Sie eine Variante eine Woche lang aus und behalten Sie die, die Ihnen im Alltag leichter fällt.

Wie gehe ich mit Kolleginnen und Kollegen um, die erwarten, dass ich sofort antworte?

Sprechen Sie offen an, wann Sie erreichbar sind und wann nicht, zum Beispiel: „Zwischen 9 und 10:30 Uhr arbeite ich konzentriert, danach melde ich mich.“ Nennen Sie eine verlässliche Rückmeldezeit und halten Sie diese ein. Bei wirklich dringenden Anliegen kann ein vereinbarter Weg, etwa ein kurzer Anruf, helfen. Wie sich das im Team gestalten lässt, hängt von Ihrer Aufgabe und den Absprachen ab.

Weiterlesen

• Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren
• Prioritäten setzen bei vielen Aufgaben
• Ziele im Arbeitsalltag überprüfen
• Cal Newport: Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen. München: Redline, 2017 (Original: Deep Work, 2016).
• Mihaly Csikszentmihalyi: Flow. Das Geheimnis des Glücks. Stuttgart: Klett-Cotta, 1992 (Original: Flow. The Psychology of Optimal Experience, 1990).

Quellen

• Albulescu, P., Macsinga, I., Rusu, A., Sulea, C., Bodnaru, A. & Tulbure, B. T. (2022). „Give me a break!“ A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks for increasing well-being and performance. PLOS ONE, 17(8), e0272460. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0272460
• Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140. https://doi.org/10.1016/s1364-6613(03)00028-7
• Nakamura, J. & Csikszentmihalyi, M. (2002). The Concept of Flow. In Handbook of Positive Psychology (S. 89–105). Oxford University Press. https://doi.org/10.1093/oso/9780195135336.003.0007