Aufschieben im Berufsalltag verstehen und verringern

Das Problem verstehen

Die Präsentation für die Teamsitzung am Donnerstag ist seit Tagen offen. Die Datei liegt auf dem Desktop, die Folien sind leer bis auf einen Titel. Stattdessen beantworten Sie E-Mails, räumen den Ordner mit den Rechnungen auf, klären eine Terminfrage, die auch bis morgen Zeit gehabt hätte. Am Ende des Tages sind viele Kleinigkeiten erledigt, und die eine wichtige Aufgabe ist genauso weit wie am Morgen.

Das Muster ist im Berufsalltag und in der Ausbildung weit verbreitet. Ein Bericht, eine schwierige Mail an eine Kundin, die Vorbereitung auf eine Prüfung oder ein Gespräch mit der Vorgesetzten: Es sind oft gerade die Aufgaben mit Gewicht, die liegen bleiben.

Das Aufschieben kostet Kraft, und zwar auch dann, wenn Sie gar nicht an der Aufgabe arbeiten. Das schlechte Gewissen läuft im Hintergrund mit. Der Druck wächst mit jedem Tag, an dem die Frist näher rückt. Eine offene, wichtige Aufgabe kann außerdem im Kopf präsent bleiben und die Konzentration auf andere Dinge belasten (Masicampo & Baumeister, 2011). So fühlt sich der Tag anstrengend an, obwohl er nach außen betrachtet wenig Substanz hatte.

Dieser Leitfaden betrachtet Aufschieben nicht als Charakterfehler, sondern als Verhalten. Verhalten lässt sich beeinflussen, indem Sie verändern, wie Sie eine Aufgabe beginnen. Am Ende steht ein Vorgehen, das Sie noch heute an einer konkreten Aufgabe ausprobieren können.

Hintergrund

Aufschieben ist oft Gefühlsvermeidung

Aufschieben entsteht häufig weniger aus Faulheit als aus dem Versuch, kurzfristig unangenehme Gefühle zu umgehen. Das können Unsicherheit sein („Ich weiß nicht, wie ich anfangen soll“), Langeweile oder das Gefühl, von der Menge überfordert zu sein. Wer die Aufgabe weglegt, spürt sofort Erleichterung. Genau diese Erleichterung wirkt wie eine kleine Belohnung und macht es wahrscheinlicher, dass Sie beim nächsten Mal wieder ausweichen. Der Preis zeigt sich erst später, als Zeitdruck und schlechtes Gewissen.

Deshalb hilft der Appell „Reiß dich zusammen“ selten. Er benennt nicht, was im Moment des Anfangens eigentlich unangenehm ist.

Ein Modell mit vier Einflüssen

Ein häufig zitiertes Modell, die Theorie der zeitlichen Motivation (Steel & König, 2006), beschreibt Aufschieben als Folge von vier Einflüssen: wie sehr Sie erwarten, die Aufgabe bewältigen zu können, wie viel Wert sie für Sie hat, wie impulsiv Sie sich von Ablenkungen leiten lassen und wie weit der Lohn der Arbeit in der Zukunft liegt. Aufschieben wird demnach wahrscheinlicher, wenn Sie sich der Aufgabe wenig gewachsen fühlen, sie als wenig bedeutsam erleben, leicht ablenkbar sind und die Belohnung weit entfernt ist. Wie stark die einzelnen Einflüsse im Einzelfall wirken, hängt von der Person und der Aufgabe ab. Daneben gibt es andere Erklärungen, etwa dass Aufschieben vor allem unangenehme Gefühle kurzfristig verringert (Sirois & Pychyl, 2013).

Für den Alltag ist das Modell trotzdem nützlich, weil es Ansatzpunkte zeigt. Sie können die Aufgabe kleiner und klarer machen, damit Sie sich ihr eher gewachsen fühlen. Sie können die Ablenkungen verringern. Und Sie können einen näheren Erfolg schaffen, etwa den abgehakten ersten Schritt.

Warum kleine, klare Schritte helfen

Große, unklare Aufgaben wirken bedrohlich. „Quartalsbericht schreiben“ ist kein Arbeitsschritt, sondern ein ganzes Projekt, bei dem man nicht weiß, wo man die Hand anlegen soll. Kleinere, konkret beschriebene Schritte senken erfahrungsgemäß die Hürde zum Anfangen. „Die drei wichtigsten Kennzahlen in eine Liste schreiben“ lässt sich dagegen sofort beginnen. Dazu passt ein Befund zu Wenn-dann-Plänen: Wer vorab festlegt, wann, wo und wie es losgeht, fängt eher an (Gollwitzer & Sheeran, 2006).

Eine Abgrenzung

Der Text bleibt bei alltäglichen Mustern im Arbeitsalltag. Aufschieben ist hier eine Beschreibung von Verhalten und kein Fachbegriff für ein Krankheitsbild. Wenn Sie sich über längere Zeit stark belastet fühlen, ist eine persönliche fachliche Beratung der passende Weg und kein Leitfaden wie dieser.

Schritt für Schritt

Wählen Sie für die folgenden Schritte eine einzige Aufgabe aus, die Sie schon länger vor sich herschieben. Wenn Sie mehrere im Kopf haben, hilft zuvor ein Blick darauf, Prioritäten setzen bei vielen Aufgaben zu können. Für den Einstieg genügt es, die Aufgabe zu nehmen, die Sie am meisten beschäftigt.

1. Die Aufgabe in einen ersten kleinen Schritt zerlegen

Schreiben Sie auf, was der allererste sichtbare Schritt wäre, und zwar so klein, dass er höchstens zehn Minuten dauert. Er sollte als Handlung formuliert sein, die man filmen könnte: öffnen, auflisten, anrufen, skizzieren. Nicht „mit dem Bericht anfangen“, sondern „Dokument öffnen und die fünf Überschriften der Gliederung untereinanderschreiben“.

2. Einen festen Startmoment setzen

Legen Sie fest, wann genau Sie diesen Schritt machen, und tragen Sie ihn in den Kalender ein. Hilfreich ist ein Moment, der ohnehin in Ihrem Tag vorkommt, etwa direkt nach dem ersten Kaffee oder unmittelbar nach der Mittagspause. Der Beginn wird so weniger zu einer Entscheidung, die Sie jedes Mal neu treffen müssen, und mehr zu einem Teil des Ablaufs.

3. Ablenkungen vorab ausschalten

Entfernen Sie, was Sie erfahrungsgemäß wegzieht, bevor Sie anfangen, nicht erst, wenn Sie schon abgelenkt sind. Schalten Sie Benachrichtigungen am Rechner und am Telefon aus, schließen Sie das Postfach und legen Sie das Telefon außer Reichweite. Notieren Sie Einfälle, die nichts mit der Aufgabe zu tun haben, auf einem Zettel neben der Tastatur, damit Sie sie nicht sofort erledigen müssen.

4. Mit kurzen Arbeitsblöcken beginnen

Stellen Sie eine Stoppuhr oder einen Wecker auf 25 Minuten und arbeiten Sie nur an dieser einen Aufgabe. Wenn die Zeit um ist, machen Sie eine kurze Pause und stehen Sie dabei auf. Ein begrenzter Block ist für viele leichter zu beginnen als eine offene Sitzung ohne Ende, denn Sie wissen, dass der Aufwand überschaubar bleibt. Wie sich Blöcke und Pausen über einen ganzen Tag verteilen lassen, beschreibt der Beitrag Arbeitstag mit Fokusphasen planen.

5. Den nächsten Schritt festhalten

Notieren Sie nach dem Block in zwei Sätzen, was Sie geschafft haben und welcher Schritt als Nächstes dran ist. Das macht den Fortschritt sichtbar und sorgt dafür, dass Sie beim nächsten Mal nicht wieder bei null anfangen und überlegen müssen, womit es weitergeht.

Kernpunkte

• Aufschieben ist meist ein Umgang mit unangenehmen Gefühlen, kein Mangel an Disziplin.
• Der erste Schritt sollte so klein sein, dass der Einstieg kaum Überwindung kostet.
• Ein fester Startmoment macht den Beginn zur Gewohnheit statt zur Entscheidung.
• Kurze Arbeitsblöcke mit Pausen sind leichter durchzuhalten als lange Sitzungen.
• Sichtbarer Fortschritt kann die Motivation für den nächsten Schritt stärken.

Häufige Fragen

Hilft es, sich einfach mehr Willenskraft vorzunehmen?

Ein Vorsatz allein reicht oft nicht, besonders wenn die Aufgabe unklar bleibt. Wer nicht weiß, was der erste Handgriff ist, schiebt den Beginn meist weiter hinaus, so fest der Vorsatz auch ist. Hilfreicher ist, dem Anfang Form zu geben: ein kleiner Schritt, ein fester Zeitpunkt, weniger Ablenkung.

Was tun, wenn trotz guter Vorsätze nichts angefangen wird?

Dann ist die Aufgabe vermutlich zu groß oder zu unklar formuliert. Verkleinern Sie den ersten Schritt weiter, bis er fast lächerlich leicht wirkt, zum Beispiel nur das Dokument öffnen und die erste Zeile schreiben. Prüfen Sie außerdem, was Sie im Moment des Anfangens spüren, etwa Unsicherheit oder Überforderung, und ob Sie dazu bei einer Kollegin oder einem Kollegen eine Rückfrage stellen können.

Wie lange sollte ein erster Arbeitsblock dauern?

Die 25 Minuten mit anschließender kurzer Pause stammen aus der Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo, einer Arbeitskonvention und keinem Forschungsbefund. Fällt Ihnen der Beginn sehr schwer, können auch zehn Minuten ein sinnvoller Anfang sein. Entscheidend ist, dass der Block so kurz ist, dass Sie ihn tatsächlich beginnen, und so lang, dass ein sichtbarer Schritt entsteht. Wie viel für Sie passt, zeigt sich durch Ausprobieren.

Weiterlesen

• Wer die Aufgabe nicht nur beginnen, sondern auch das Ziel dahinter klären möchte, findet im Beitrag Ziele formulieren und überprüfen Anregungen für den Arbeitsalltag.
• Piers Steel: Der Zauderberg. Warum wir immer alles auf morgen verschieben und wie wir damit aufhören. Köln: Lübbe Ehrenwirth, 2011 (Original: The Procrastination Equation). Erklärt Aufschieben aus Erwartung, Wert, Impulsivität und Verzögerung und eignet sich für ein vertieftes Verständnis.
• Timothy A. Pychyl: Solving the Procrastination Puzzle. A Concise Guide to Strategies for Change. TarcherPerigee, 2013. Beschreibt praktische Strategien für den Umgang mit Aufschieben im Alltag.
• Vom Herausgeber: Wenn Sie beim Aufschieben den Eindruck haben, sich immer wieder selbst im Weg zu stehen, befasst sich der Ratgeber Selbstsabotage überwinden von Dirk Werner mit diesem Muster.

Quellen

• Gollwitzer, P. M. & Sheeran, P. (2006). Implementation Intentions and Goal Achievement: A Meta-analysis of Effects and Processes. In Advances in Experimental Social Psychology (S. 69–119). Elsevier. https://doi.org/10.1016/s0065-2601(06)38002-1
• Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683. https://doi.org/10.1037/a0024192
• Sirois, F. & Pychyl, T. (2013). Procrastination and the Priority of Short-Term Mood Regulation: Consequences for Future Self. Social and Personality Psychology Compass, 7(2), 115–127. https://doi.org/10.1111/spc3.12011
• Steel, P. & König, C. J. (2006). Integrating Theories of Motivation. Academy of Management Review, 31(4), 889–913. https://doi.org/10.5465/amr.2006.22527462