Prioritäten setzen, wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen

Das Problem verstehen

Am Montagmorgen öffnen Sie Ihr Postfach. Dort warten zwölf neue Mails. Die Präsentation für Donnerstag ist noch nicht fertig, der Bericht von letzter Woche ist überfällig, und gerade hat die Chefin gefragt, ob Sie kurz etwas für sie recherchieren können. Alles scheint gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit zu verlangen. Sie öffnen eine Mail, wechseln zur Präsentation, denken an den Bericht und haben nach einer Stunde das Gefühl, viel getan und nichts abgeschlossen zu haben.

Das liegt selten an mangelndem Organisationstalent. Es liegt häufig daran, dass die Situation selbst die Entscheidung erschwert. Dringlichkeit ist sichtbar, Wichtigkeit oft nicht. Eine Mail mit rotem Ausrufezeichen, eine Nachfrage im Chat oder ein Anruf drängen sich auf. Die Vorbereitung eines Gesprächs, das in drei Wochen Ihre Arbeit prägt, meldet sich nicht von allein. Benachrichtigungen erzeugen zudem laufend neuen Handlungsdruck, sodass sich die Liste auch dann gefühlt verlängert, wenn Sie gerade arbeiten.

Das kostet Kraft, und zwar schon, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Wer bei jeder Aufgabe neu abwägt, ohne feste Kriterien zu haben, führt im Kopf dieselbe Diskussion immer wieder. Dazu kommt das ständige Umschalten zwischen Aufgaben. Wenn Sie ohnehin dazu neigen, unangenehme Dinge vor sich herzuschieben, verstärkt eine unklare Prioritätenlage diesen Effekt noch. Mehr dazu finden Sie im Beitrag Aufschieben im Berufsalltag verringern.

Dieser Leitfaden betrachtet Priorisieren deshalb als wiederholbare Entscheidung unter Zeitdruck. Sie brauchen kein perfektes System, sondern ein Vorgehen, mit dem Sie die nächste Aufgabe begründet auswählen können.

Hintergrund

Dringend und wichtig unterscheiden

Eine verbreitete Denkhilfe ist die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig, häufig als Eisenhower-Prinzip bezeichnet. Dringend ist, was bald erledigt werden muss oder von anderen eingefordert wird. Wichtig ist, was zu Ihren Zielen und Aufgaben beiträgt, auch wenn niemand es heute verlangt. Beide Eigenschaften treten unabhängig voneinander auf: Manches ist dringend, aber kaum wichtig, etwa eine Rückfrage, die auch ein anderer beantworten könnte. Manches ist wichtig, aber nicht dringend, etwa die Weiterbildung oder die Pflege einer Arbeitsbeziehung. Das Eisenhower-Prinzip ist ein praktisches Ordnungsinstrument, keine wissenschaftlich geprüfte Methode. Ihr Nutzen liegt darin, dass sie die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig bewusst macht. Als Denkhilfe ist es dennoch nützlich, weil es zwei Fragen trennt, die im Alltag leicht verschmelzen.

Umschalten und Entscheiden kostet

Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kann Zeit und Konzentration kosten. Ein Teil der Aufmerksamkeit bleibt unter Umständen noch bei der vorherigen Aufgabe hängen, während Sie schon an der nächsten arbeiten (Leroy, 2009). Auch die Vorstellung, dass wiederholtes Entscheiden die Entscheidungsfähigkeit schwächt, wird häufig als Entscheidungsmüdigkeit beschrieben. Die Befundlage ist uneinheitlich: Große, vorab registrierte Replikationen des zugrunde liegenden Modells der Ich-Erschöpfung fanden kaum oder keine Effekte (Hagger et al., 2016; Vohs et al., 2021). Praktisch bleibt die Überlegung bestehen: Jede Entscheidung, die Sie vorab durch ein Kriterium klären, müssen Sie mitten im Arbeitstag nicht neu treffen.

Der Zielbezug als Maßstab

Ohne Maßstab entscheidet oft das, was am lautesten ist. Hilfreicher ist es, Aufgaben an Ihrem eigenen Ziel oder an Ihrer Rolle zu messen. Zum Beispiel: Wofür bin ich in diesem Quartal verantwortlich? Was soll am Ende der Woche sichtbar vorangekommen sein? Die Länge der Liste sagt darüber nichts aus. Eine Liste mit vierzig Punkten kann zwei wirklich bedeutsame Aufgaben enthalten, und diese gehen im Rauschen leicht unter.

Schritt für Schritt

1. Liste vollständig machen

Schreiben Sie alle offenen Aufgaben einmal an einem Ort auf, auf Papier oder digital, ohne sie zu ordnen oder zu bewerten. Was im Kopf bleibt, beansprucht weiter Aufmerksamkeit. Eine vollständige Liste entlastet, weil Sie nichts mehr gedanklich festhalten müssen.

2. Zielbezug prüfen

Stellen Sie zu jeder Aufgabe zwei Fragen: Welches Ziel oder welche Rolle unterstützt sie? Und welche Folgen hätte es, wenn ich sie auf später verschiebe? Schreiben Sie die Antwort in einem kurzen Satz daneben. Aufgaben, bei denen Ihnen keine Antwort einfällt, sind Kandidaten zum Verschieben, Delegieren oder Streichen.

3. Dringlichkeit und Wichtigkeit trennen

Bewerten Sie beide Merkmale getrennt, zum Beispiel jeweils auf einer Skala von 1 bis 3. Die Trennung ist der Kern dieses Schritts: Wer beides in einer einzigen Einschätzung vermischt, bewertet meist nur das Gefühl von Druck.

4. Drei Prioritäten festlegen

Wählen Sie für den Tag höchstens drei Aufgaben aus. Beginnen Sie mit dem, was beides zugleich ist, dringend und wichtig. Alles andere verschieben Sie bewusst, mit einem Termin, oder geben es ab. Wie Sie dabei Störungen von außen begrenzen, beschreibt der Beitrag Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren.

5. Zeit einplanen

Blocken Sie für jede gewählte Aufgabe ein Zeitfenster im Kalender. Eine Aufgabe ohne Zeit bleibt eine Absicht. Planen Sie dabei lieber etwas großzügiger, weil Aufgaben oft länger dauern als gedacht.

6. Tagesende auswerten

Nehmen Sie sich am Ende des Tages zwei Minuten. Was wurde erledigt? Was nicht, und warum? Welches Kriterium hat Ihnen bei der Auswahl geholfen, welches nicht? Diese kurze Rückschau macht aus dem Vorgehen eine Gewohnheit, die Sie anpassen können.

Kernpunkte

• Dringlich heißt nicht automatisch wichtig.
• Eine Liste ohne Kriterien erzeugt vor allem Unruhe.
• Wenige Prioritäten tragen weiter als viele halbe Vorhaben.
• Ihre eigenen Ziele und Ihre Rolle bieten einen verlässlichen Maßstab für Entscheidungen.
• Aufgaben zu verschieben ist eine Entscheidung, kein Versagen.

Häufige Fragen

Was tue ich, wenn meine Vorgesetzte eine neue Aufgabe als dringend markiert, obwohl meine Liste schon voll ist?

Benennen Sie sachlich, was derzeit auf Ihrer Liste steht, und fragen Sie, was dafür zurückgestellt werden soll. So wird die Entscheidung gemeinsam getroffen, statt dass die neue Aufgabe stillschweigend dazukommt. Häufig klärt sich dabei auch, ob die Aufgabe wirklich heute fertig sein muss. Wie das Gespräch verläuft, hängt vom Arbeitsumfeld ab, und nicht jede Frage lässt sich so lösen.

Wie viele Prioritäten sind für einen Tag realistisch?

Für viele Menschen sind zwei bis drei Aufgaben ein guter Ausgangspunkt, weil daneben noch Mails, Gespräche und Unvorhergesehenes Platz brauchen. Die richtige Zahl hängt von Ihrer Tätigkeit und der Größe der Aufgaben ab. Die Auswertung am Tagesende zeigt Ihnen, ob Sie Ihre Planung nach oben oder unten anpassen sollten.

Was mache ich, wenn alle Aufgaben tatsächlich wichtig sind?

Auch dann gibt es meist eine Reihenfolge. Fragen Sie, welche Aufgabe andere Arbeiten blockiert, wessen Frist zuerst endet und bei welcher ein Aufschub die größten Folgen hätte. Reicht die Zeit trotzdem nicht aus, ist das eine Information für ein Gespräch über Fristen oder Aufgabenverteilung und kein persönliches Versäumnis.

Weiterlesen

• Aufschieben im Berufsalltag verstehen und verringern: wenn Sie wichtige Aufgaben trotz klarer Prioritäten vor sich herschieben.
• Arbeitstag mit Pausen planen: wie Sie die gewählten Aufgaben in konzentrierte Phasen und Erholung einbetten.
• Entscheidungen treffen, wenn nicht alle Informationen vorliegen: wenn zwei Aufgaben gleich wichtig wirken und die Entscheidung zwischen ihnen schwerfällt.
• Stephen R. Covey: Die 7 Wege zur Effektivität. Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg. Offenbach: GABAL (Original: The 7 Habits of Highly Effective People, 1989).
• Sophie Leroy: Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes 109(2), 168–181, 2009, DOI 10.1016/j.obhdp.2009.04.002.

Quellen

• Hagger, M. S., Chatzisarantis, N. L. D., Alberts, H. u. a. (2016). A Multilab Preregistered Replication of the Ego-Depletion Effect. Perspectives on Psychological Science, 11(4), 546–573. https://doi.org/10.1177/1745691616652873
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181. https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002
• Vohs, K. D., Schmeichel, B. J., Lohmann, S. u. a. (2021). A Multisite Preregistered Paradigmatic Test of the Ego-Depletion Effect. Psychological Science, 32(10), 1566–1581. https://doi.org/10.1177/0956797621989733