Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren: ein praktisches Vorgehen

Das Problem verstehen

Sie sitzen an einer Auswertung und haben gerade den Faden gefunden. Eine Kollegin steht in der Tür und fragt kurz nach einer Zahl aus dem letzten Quartal. Sie suchen sie heraus, antworten, und kaum ist sie weg, blinkt eine Chatnachricht auf. Sie beantworten sie, dann klingelt das Telefon. Nach zwanzig Minuten schauen Sie auf den Bildschirm und wissen nicht mehr genau, welchen Schritt Sie als Nächstes machen wollten.

Jede dieser Unterbrechungen wirkt für sich harmlos. Eine Frage dauert eine Minute, eine Nachricht zwei. Doch über den Tag summieren sie sich. Die eigentliche Arbeit, für die Sie Ruhe brauchen, rutscht nach hinten und wird nicht selten am späten Nachmittag oder am Abend erledigt, wenn es im Büro stiller geworden ist.

Den größten Teil der Kraft kostet dabei nicht die Unterbrechung selbst, sondern der Wiedereinstieg. Sie müssen sich erinnern, wo Sie standen, was Sie vorhatten und warum. Dieses Neuaufnehmen des Gedankenfadens ist anstrengend, und es passiert an einem zerstückelten Tag immer wieder.

Hinzu kommt, dass viele von uns sofort reagieren. Wer erreichbar sein will, antwortet schnell, und wer schnell antwortet, wird schneller wieder angesprochen. So entsteht ein Muster, in dem zusammenhängende Arbeit kaum noch vorkommt. Das ist in der Regel kein Zeichen mangelnder Disziplin, sondern die Folge von Gewohnheiten und Erwartungen im Arbeitsumfeld. Genau deshalb lohnt es sich, Unterbrechungen als wiederkehrendes Muster des Arbeitstags zu betrachten und nicht als persönliches Versagen.

Hintergrund

Aufmerksamkeit ist begrenzt

Unsere Aufmerksamkeit lässt sich nicht beliebig aufteilen. Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit: Unmittelbar danach reagiert man langsamer und macht eher Fehler (Monsell, 2003). Das gilt auch dann, wenn der Wechsel kurz ist und sich im Moment kaum bemerkbar macht.

Aufmerksamkeitsrückstand

Nach einem Wechsel bleiben die Gedanken oft noch eine Weile beim vorherigen Thema hängen. Die Forschung beschreibt diesen Effekt als Aufmerksamkeitsrückstand: Ein Teil der Aufmerksamkeit ist noch bei der alten Aufgabe, obwohl Sie schon an der neuen arbeiten (Leroy, 2009). Das kann erklären, warum die Leistung bei der nachfolgenden Aufgabe leiden kann.

Fehler und Wiedereinstieg

Schon kurze Unterbrechungen können die Fehlerzahl erhöhen: In einem Experiment verdoppelten bis verdreifachten Unterbrechungen von wenigen Sekunden die Reihenfolgefehler bei einer Aufgabe aus mehreren Schritten (Altmann u. a., 2014). In Beratung und Coaching berichten zudem viele, dass der Wiedereinstieg länger dauert als die Unterbrechung selbst. Eine kurze Störung kann also mehr Zeit kosten, als die Uhr anzeigt.

Gleichzeitig arbeiten ist meist schnelles Wechseln

Wer das Gefühl hat, mehrere Dinge zugleich zu erledigen, wechselt in der Regel sehr schnell zwischen ihnen. Das fühlt sich produktiv an, weil ständig etwas passiert. Ob am Ende tatsächlich mehr geschafft ist, lässt sich so leicht überschätzen.

Unterbrechungen erfüllen auch Erwartungen

Nicht jede Unterbrechung ist bloß eine Störung. Oft steckt dahinter die Erwartung, dass man erreichbar ist, oder eine Teamkultur, in der kurze Zurufe der übliche Weg sind. Fragen werden gestellt, weil es bisher so funktioniert hat. Deshalb ist eine Veränderung nur dann tragfähig, wenn Sie das Umfeld einbeziehen. Wer allein sein Telefon stummschaltet, ohne etwas zu sagen, erzeugt eher Irritation als Ruhe.

Schritt für Schritt

1. Unterbrechungen eine Woche lang protokollieren

Bevor Sie etwas ändern, machen Sie sichtbar, was tatsächlich geschieht. Legen Sie einen Zettel oder eine einfache Datei neben den Rechner. Notieren Sie bei jeder Unterbrechung kurz drei Dinge: Wer oder was hat unterbrochen, auf welchem Weg (Tür, Chat, Telefon, E-Mail) und ob es wirklich dringend war. Auch eigene Unterbrechungen gehören dazu, etwa der spontane Blick ins Postfach.

2. Eigene Erreichbarkeit festlegen

Erreichbarkeit ist eine Entscheidung und kein Dauerzustand. Überlegen Sie anhand Ihres Protokolls, wann Sie schnell erreichbar sein müssen und wann es genügt, innerhalb von ein bis zwei Stunden zu antworten. Legen Sie dann feste Zeiten fest, in denen Sie Nachrichten und E-Mails bearbeiten, und schalten Sie außerhalb dieser Zeiten Benachrichtigungen aus.

3. Konzentrationsphasen im Kalender blocken

Konzentrierte Phasen brauchen feste Zeiten im Kalender, sonst verlieren sie gegen jeden spontanen Termin. Tragen Sie Blöcke von 60 bis 90 Minuten für Aufgaben ein, die Ruhe erfordern, und legen Sie sie möglichst in die Tageszeit, in der Sie am besten arbeiten können. Benennen Sie den Block mit der konkreten Aufgabe, zum Beispiel „Auswertung Kundenumfrage“, damit er für andere nachvollziehbar ist.

4. Absprachen im Team treffen

Veränderungen gelingen leichter, wenn das Team die neuen Regeln kennt. Sprechen Sie Ihre Planung offen an, am besten in einer Teambesprechung oder in einem kurzen Gespräch mit den Personen, die Sie am häufigsten ansprechen. Erklären Sie, wann Sie erreichbar sind, wie Sie dringende Anliegen erkennen möchten und was Sie im Gegenzug anbieten.

5. Wiedereinstieg mit einer Notiz erleichtern

Unterbrechungen lassen sich nie ganz vermeiden. Deshalb hilft es, den Wiedereinstieg vorzubereiten. Schreiben Sie, bevor Sie eine Aufgabe verlassen, in einem Satz auf, wo Sie stehen und was der nächste Schritt ist. Lassen Sie diese Notiz sichtbar liegen, etwa oben im Dokument oder auf einem Zettel.

Kernpunkte

• Machen Sie Unterbrechungen sichtbar, bevor Sie sie verändern wollen.
• Erreichbarkeit ist eine Entscheidung und kein Dauerzustand.
• Konzentrierte Phasen brauchen feste Zeiten im Kalender.
• Ein kurzer Notizzettel beim Abbrechen kann den Wiedereinstieg deutlich erleichtern.
• Veränderungen gelingen leichter, wenn das Team die neuen Regeln kennt.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, bis weniger Unterbrechungen spürbar sind?

Das lässt sich nicht allgemein sagen, denn es hängt von Ihrem Arbeitsumfeld und den Absprachen im Team ab. Manche merken schon nach wenigen Tagen, dass die eigenen Ablenkungen seltener werden. Bis sich auch die Gewohnheiten der anderen anpassen, braucht es oft mehr Zeit und gelegentliche Erinnerung. Planen Sie deshalb nach einigen Wochen eine kurze Rückschau ein und prüfen Sie, was sich tatsächlich verändert hat.

Was tun, wenn Vorgesetzte sofortige Antworten erwarten?

Klären Sie zunächst, was mit „sofort“ gemeint ist. Häufig besteht die Erwartung, im Ernstfall erreichbar zu sein, nicht bei jeder Kleinigkeit innerhalb von Minuten zu antworten. Schildern Sie Ihr Vorhaben mit einem konkreten Vorschlag, etwa feste Antwortzeiten plus einen Weg für Eiliges, und bieten Sie an, es über einige Wochen auszuprobieren. So haben beide Seiten eine Grundlage, um gemeinsam zu entscheiden.

Wie gehe ich mit dringenden Anfragen um, die trotzdem zwischendurch kommen?

Legen Sie vorab fest, was als dringend gilt und über welchen Weg es Sie erreicht, zum Beispiel per Anruf. Kommt eine solche Anfrage, entscheiden Sie bewusst: Ist sie wirklich eilig, notieren Sie Ihren Stand mit einem Satz und kümmern sich darum. Ist sie es nicht, können Sie freundlich einen Zeitpunkt nennen, zu dem Sie sich melden. Auch dann gilt: Eine Ausnahme bleibt eine Ausnahme und muss das Prinzip nicht infrage stellen.

Weiterlesen

• Wenn viele Aufgaben zugleich anstehen, hilft zuerst die Frage, was wirklich Vorrang hat: Prioritäten setzen bei vielen Aufgaben.
• Wie Sie Konzentrationsblöcke mit Pausen im Tagesablauf unterbringen: Arbeitstag mit Konzentrationsphasen planen.
• Wie aus einzelnen Maßnahmen feste Routinen werden: Neue Gewohnheiten schrittweise aufbauen.
• Cal Newport: Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen. München: Redline, 2017 (Original: Deep Work, 2016).
• Gloria Mark: Attention Span. A Groundbreaking Way to Restore Balance, Happiness and Productivity. Hanover Square Press, 2023.
• Sophie Leroy: Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes 109(2), 168–181, 2009, DOI 10.1016/j.obhdp.2009.04.002.

Quellen

• Altmann, E. M., Trafton, J. G. & Hambrick, D. Z. (2014). Momentary interruptions can derail the train of thought. Journal of Experimental Psychology: General, 143(1), 215–226. https://doi.org/10.1037/a0030986
• Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140. https://doi.org/10.1016/s1364-6613(03)00028-7