Multitasking erkennen und durch Einzelaufgaben ersetzen

Das Problem verstehen

Sie sitzen am Bericht, der bis Donnerstag fertig sein soll. Nach zwei Absätzen blinkt eine Chatnachricht auf, und Sie antworten kurz. Dabei fällt Ihnen ein, dass noch eine E-Mail der Projektleitung offen ist. Sie öffnen das Postfach, lesen drei weitere Nachrichten und kehren zum Bericht zurück. Nach einer Stunde stellen Sie fest, dass der Text kaum länger geworden ist, Sie aber den Eindruck haben, die ganze Zeit gearbeitet zu haben.

Viele Berufstätige und Auszubildende kennen dieses Gefühl: ständig beschäftigt, am Abend aber wenig abgeschlossen. Das kostet Kraft, weil sich am Ende des Tages viele angefangene Dinge angesammelt haben und keines richtig fertig ist. Hinzu kommt eine Unzufriedenheit, die sich schwer erklären lässt, denn Sie waren ja nicht untätig.

Das Springen zwischen Aufgaben fühlt sich zudem produktiv an. Jede kleine Antwort, jede abgehakte Nachricht bringt einen kleinen Erfolg. Der große Auftrag bringt ihn erst am Ende. Dieser Leitfaden betrachtet Multitasking deshalb nicht als Fähigkeit, die man trainieren sollte, sondern als Wechsel zwischen Aufgaben, der Aufmerksamkeit und Zeit kostet. Er zeigt, wie Sie diese Wechsel erkennen und schrittweise durch Einzelaufgaben mit klaren Zeitfenstern ersetzen.

Hintergrund

Aufmerksamkeit ist begrenzt

Anspruchsvolle Aufgaben, etwa einen Text formulieren und gleichzeitig eine Zahlenreihe prüfen, lassen sich nicht wirklich parallel bearbeiten. Achten Sie einmal darauf, was Sie dabei tatsächlich tun: Was sich wie Gleichzeitigkeit anfühlt, ist meist ein schnelles Hin und Her zwischen den Aufgaben. Bei sehr gewohnten, nebenbei laufenden Tätigkeiten wie Gehen oder Kaffeekochen fällt das kaum ins Gewicht. Bei Aufgaben, die Denken verlangen, schon.

Wechselkosten

Jeder Wechsel braucht einen Moment, um sich neu auszurichten: Wo war ich? Was wollte ich als Nächstes schreiben? Fachleute sprechen von Wechselkosten, gemeint ist die Zeit und Aufmerksamkeit, die beim Umschalten verloren geht. Wie groß diese Kosten ausfallen, lässt sich für den Einzelfall kaum beziffern. Spürbar werden sie, wenn Sie nach einem Wechsel erst wieder suchen müssen, wo Sie standen.

Aufmerksamkeitsrückstand

Nach einem Wechsel bleiben Gedanken an die vorherige Aufgabe haften. Sophie Leroy (2009) hat diesen Aufmerksamkeitsrückstand untersucht: Wer eine Aufgabe unfertig verlässt, denkt bei der nächsten teilweise noch an die erste. Wer also mitten im Bericht ins Postfach wechselt, liest die E-Mails mit halbem Kopf und kehrt zum Bericht ebenfalls nicht vollständig zurück.

Folgen für Fehler und Anspannung

Bei der jeweils nächsten Aufgabe kann die Leistung darunter leiden (Leroy, 2009). Gloria Mark (2023) beschreibt aus ihrer Forschung, wie Technik unsere Aufmerksamkeit beeinflusst und warum Multitasking der Produktivität eher schadet als nützt. Cal Newport (2016) stellt Regeln vor, mit denen sich konzentriertes Arbeiten gegen Ablenkung schützen lässt. Daran orientiert sich das folgende Vorgehen.

Schritt für Schritt

1. Wechsel sichtbar machen

Führen Sie eine Woche lang ein Protokoll, in dem Sie jeden Wechsel zwischen Aufgaben notieren. Das Protokoll soll Ihnen zeigen, wann und warum Sie springen, bevor Sie etwas ändern. Halten Sie es so einfach, dass es nicht selbst zur Störung wird.

2. Zeitfenster für Einzelaufgaben festlegen

Legen Sie für wichtige Aufgaben feste Zeitfenster fest und tragen Sie diese im Kalender ein. Ein Eintrag im Kalender soll die Zeit für andere sichtbar und für Sie verbindlicher machen. Wie sich der Tag insgesamt mit Phasen und Pausen gliedern lässt, beschreibt der Beitrag Arbeitstag mit konzentrierten Phasen planen.

3. Ablenkungen im Umfeld reduzieren

Schalten Sie Benachrichtigungen während der Einzelphase aus oder stellen Sie sie auf stumm. Der Schritt ist dafür gedacht, dass nicht jeder Signalton Sie zu einer Entscheidung zwingt, ob Sie reagieren. Ergänzende Ideen finden Sie im Beitrag Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren.

4. Nebengedanken parken

Während der Arbeit fallen Ihnen Dinge ein, die nichts mit der Aufgabe zu tun haben. Notieren Sie sie auf einer separaten Liste, statt sofort zu reagieren. Die Liste soll Ihnen die Sorge nehmen, etwas zu vergessen, damit Sie bei der Aufgabe bleiben können.

5. Ergebnisse auswerten und anpassen

Prüfen Sie am Tagesende, welche Einzelphasen gelungen sind und welche nicht. Passen Sie dann die Länge der Zeitfenster an. Es geht nicht darum, jeden Tag perfekt umzusetzen, sondern das Vorgehen an Ihre Arbeit anzupassen.

Kernpunkte

• Multitasking bedeutet meist schnelles Wechseln, nicht gleichzeitiges Arbeiten.
• Jeder Wechsel kostet Zeit und einen Teil der Aufmerksamkeit.
• Ein Protokoll zeigt, wann und warum Sie springen.
• Feste Zeitfenster schaffen Raum für eine einzelne Aufgabe.
• Nebengedanken lassen sich notieren und später bearbeiten.
• Kleine Anpassungen über mehrere Tage sind sinnvoller als ein kompletter Neustart.

Häufige Fragen

Ist Multitasking bei einfachen Routineaufgaben problematisch?

Bei sehr gewohnten Tätigkeiten, die kaum Denken verlangen, fällt das Nebeneinander weniger ins Gewicht, etwa wenn Sie beim Sortieren von Unterlagen ein Telefonat anhören. Sobald eine der Aufgaben Konzentration verlangt, etwa Lesen, Rechnen oder Formulieren, entstehen die beschriebenen Wechselkosten. Prüfen Sie im Protokoll, bei welchen Kombinationen Sie Fehler oder Unruhe bemerken.

Was tue ich, wenn Kolleginnen und Kollegen sofort Antworten erwarten?

Sprechen Sie Ihre Zeitfenster offen an und nennen Sie, wann Sie wieder erreichbar sind. Ein Satz wie „Ich bin bis 10:30 Uhr am Bericht und melde mich um 11 Uhr“ gibt anderen eine verlässliche Auskunft. Für wirklich dringende Fälle können Sie vereinbaren, dass man Sie anruft statt schreibt.

Wie lange sollte eine Einzelphase dauern?

Eine allgemeingültige Dauer gibt es nicht. Beginnen Sie mit einem Zeitraum, den Sie sicher durchhalten können, etwa 30 bis 45 Minuten, und verlängern oder verkürzen Sie ihn nach Ihrer Auswertung am Tagesende. Entscheidend ist, dass das Fenster klar begrenzt ist und Sie danach bewusst wechseln.

Weiterlesen

• Nach einer Unterbrechung wieder finden: Wie der Einstieg in die Aufgabe nach einer Störung gelingt.
• Gloria Mark: Attention Span. A Groundbreaking Way to Restore Balance, Happiness and Productivity. Toronto: Hanover Square Press, 2023.
• Cal Newport: Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen. München: Redline, 2017 (Original: Deep Work, 2016).
• Sophie Leroy: Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes 109(2), 168–181, 2009, https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002.