Nach einer Unterbrechung wieder in die Arbeit finden

Das Problem verstehen

Es ist kurz nach zehn. Sie sitzen an einer Tabelle, haben drei Spalten abgeglichen und wissen genau, welche Zahl als Nächstes geprüft werden muss. Dann klingelt das Telefon. Eine Kollegin braucht eine Auskunft zu einem anderen Vorgang, das Gespräch dauert acht Minuten. Danach schauen Sie auf den Bildschirm und wissen nicht mehr, wo Sie stehen. Sie lesen die Spalten noch einmal von oben, öffnen eine zweite Datei, schauen nach neuen E-Mails und merken, dass der Gedankengang nicht zurückkommt.

Viele Berufstätige kennen diese Situation. Sie kostet Kraft, weil der Arbeitsstand nicht mehr präsent ist: Welche Annahme galt, was war schon geprüft, was wollten Sie als Nächstes tun? Diesen Stand müssen Sie erst wieder aufbauen, bevor die eigentliche Arbeit weitergeht. Das fühlt sich an wie Leerlauf, obwohl Sie sich anstrengen.

Über einen Tag hinweg summiert sich das. Wer nach jedem Anruf neu ansetzt, hat am Nachmittag viele angefangene Dinge und wenig Abgeschlossenes. Daraus entsteht Zeitdruck und das Gefühl, nichts fertigzubekommen. Wie Sie Unterbrechungen von vornherein seltener machen, beschreibt der Beitrag Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren. Dieser Leitfaden setzt danach an: Er behandelt den Moment, in dem die Unterbrechung schon passiert ist und Sie zurück in die Arbeit wollen.

Hintergrund

Arbeitsgedächtnis und Aufgabenwechsel

Das Arbeitsgedächtnis ist der Teil des Denkens, der Informationen für wenige Augenblicke bereithält, während Sie mit ihnen arbeiten, etwa die Zwischenstände einer Rechnung. Es hat nur wenig Platz. Wenn ein Gespräch dazukommt, wird der bisherige Stand zum Teil verdrängt. Kahneman beschreibt in seinem Buch, wie begrenzt unsere Aufmerksamkeit ist und wie aufwendig anstrengendes Denken ist (Kahneman, 2011). Ein Wechsel zwischen Aufgaben kostet deshalb Zeit, und diese Zeit geht für den Wiederaufbau des Standes drauf.

Der Aufmerksamkeitsrest

Nach einem Aufgabenwechsel bleibt ein Teil der Gedanken bei der vorherigen Aufgabe hängen. Leroy (2009) nennt das „attention residue“, auf Deutsch Aufmerksamkeitsrest. Wenn Sie nach dem Anruf an die Tabelle zurückkehren, beschäftigt Sie womöglich noch die Auskunft, die Sie gegeben haben. Die Aufmerksamkeit ist dann geteilt. Besonders schwer fällt das Loslösen, wenn die vorherige Aufgabe unfertig geblieben ist, wie es nach einer Unterbrechung meist der Fall ist (Leroy, 2009).

Unterbrechung und Pause

Eine Pause setzen Sie selbst, eine Unterbrechung trifft Sie. Bei einer Pause können Sie vorher festhalten, wo Sie stehen. Bei einer Unterbrechung fehlt dieser Abschluss meist. Wer vor dem Wechsel kurz festhält, wo er steht, muss den Stand beim Zurückkommen nicht erst mühsam rekonstruieren. Daran setzt das folgende Vorgehen an: Es soll den fehlenden Abschluss in Sekunden nachholen.

Schritt für Schritt

Die Schritte sind kurz gehalten, damit Sie sie bei jeder Unterbrechung wiederholen können. Den Arbeitstag insgesamt mit festen Phasen zu gliedern, behandelt der Beitrag Arbeitstag mit konzentrierten Phasen planen.

1. Stand festhalten

Schreiben Sie vor dem Weggehen, wenn es möglich ist, einen Stichpunkt auf einen Zettel oder in eine Notizdatei: der nächste konkrete Schritt, nicht die ganze Aufgabe. Der Zettel soll Ihnen später das Nachdenken abnehmen, wo Sie standen. Klingelt das Telefon ohne Vorwarnung, reicht auch ein einziger Satz während des Gesprächs.

2. Rückkehr vorbereiten

Lesen Sie nach dem Gespräch zuerst Ihren Zettel. Öffnen Sie dann nur das Dokument, das zur Aufgabe gehört. Alles andere bleibt zu, auch das Postfach. Das soll verhindern, dass Sie über Umwege in anderen Aufgaben landen.

3. Kleinen ersten Handgriff wählen

Beginnen Sie mit etwas, das kaum Überwindung braucht: eine Zeile schreiben, eine Zahl prüfen, eine Formel nachlesen. Der kleine Handgriff soll Sie in die Tätigkeit bringen, ohne dass Sie den ganzen Gedankengang auf einmal rekonstruieren müssen.

4. Unterbrechung abschließen

Halten Sie kurz fest, worum es im Anruf ging und was daraus folgt. Nennen Sie dann die Aufgabe, zu der Sie zurückkehren, ausdrücklich beim Namen. Das soll den Aufmerksamkeitsrest verkleinern, weil das Gespräch einen Platz auf dem Papier hat und nicht im Kopf weiterläuft.

5. Rückkehrzeit festlegen

Legen Sie fest, wann Sie zur Aufgabe zurückkehren, und halten Sie sich daran. Eine feste Zeit soll verhindern, dass zwischen Anruf und Tabelle noch zwei weitere kleine Dinge geschehen. Ist die Aufgabe nach dem Gespräch nicht sofort dran, tragen Sie die Uhrzeit ein.

6. Wiedereinstieg prüfen

Schauen Sie nach dem ersten Abschnitt kurz, ob der Faden trägt. Wenn nicht, schärfen Sie den Stand nach: Ergänzen Sie auf dem Zettel, was Ihnen fehlte. So wird die Notiz bei der nächsten Unterbrechung hilfreicher.

Kernpunkte

• Notieren Sie vor jeder Unterbrechung den nächsten konkreten Schritt.
• Ein kleiner erster Handgriff bringt den Faden schneller zurück als langes Nachdenken.
• Feste Rückkehrzeiten verhindern, dass Unterbrechungen den Tag zerlegen.
• Ein kurzer Abschluss des Gesprächs entlastet den Kopf.
• Jeder Wiedereinstieg wird mit Übung leichter.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein guter Wiedereinstieg in der Regel?

Das lässt sich nicht allgemein sagen. Es hängt von der Aufgabe, der Länge der Unterbrechung und Ihrem Notizstand ab. Vergleichen Sie lieber Ihre eigenen Wiedereinstiege: Wenn Sie nach einer Woche mit Notizen weniger Zeit zum Ankommen brauchen, trägt das Vorgehen.

Was tun, wenn ich mich trotz Notiz nicht erinnere?

Beginnen Sie mit dem kleinen Handgriff aus Schritt 3, auch wenn die Zusammenhänge noch unklar sind. Oft hilft es, die letzte Zeile Ihrer Arbeit zu lesen und laut zu sagen, was dort geschieht. Ergänzen Sie danach die Notiz, damit sie beim nächsten Mal mehr enthält.

Soll ich Anrufe ganz vermeiden?

Nein. Viele Anrufe gehören zur Arbeit, und manche sind wichtig. Das Vorgehen soll nicht Anrufe verhindern, sondern die Rückkehr danach erleichtern. Wo Sie Einfluss haben, können Sie bestimmte Zeiten für Rückrufe festlegen.

Weiterlesen

• Unterbrechungen im Büroalltag reduzieren: wie Sie Störungen seltener machen.
• Arbeitstag mit konzentrierten Phasen planen: wie Sie feste Zeiten für ungestörtes Arbeiten einrichten.
• Multitasking durch Einzelaufgaben ersetzen: warum es sich lohnt, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.
• Daniel Kahneman: Schnelles Denken, langsames Denken. München: Siedler, 2012 (Original: Thinking, Fast and Slow, 2011).
• Sophie Leroy: Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes 109(2), 168–181, 2009, https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002.